Distintas alturas

Hay un concepto que me gustó mucho la primera vez que leí: la idea de pensar una planificación a diferentes alturas. Me explico mejor, cómo quién va mirando desde um dron que va subiendo, en la medida que la altitud va creciendo los detalles van desdibujándose.

Inicialmente estamos muy cerca de la tierra, somos conscientes de todos los detalles, las tareas y resultados inmediatos. Lo urgente. Sin embargo, en la medida que subimos y cuando llegamos a una cierta altura, los detalles no están más, vemos las formas generales, los sentidos más trascendentes. Es una búsqueda que todos encaran o piensan, a veces no tenemos herramientas para ello, otras lo urgente no deja espacio para lo importante.

Las alturas:

  • Nivel del mar (Muy bajo): Son las tareas más inmediatas, lo urgente. Es lo que va constituyendo nuestra rutina. Es lo que pensamos que tenemos que hacer al día siguiente o en la mañana cuando todo comienza.
  • 4000msnm (Bajo): Es la altura en la que vuela un globo aerostático, la altura para un persona sin tubo de oxigeno o traje. Aquí ya hay un poco más de perspectiva, algún detalle relevante, algo que cumplir en la semana, en un período de quince días. Son las cosas a pensar en la agonía del domingo.
  • 10000msnm (Medio): Nivel sobre el que sobrevuelan los aviones. Pensar en meses o trimestres. Ya es un ejercicio de pensar un período de tiempo mayor, salir un poco de los apuros y pensar en un cierto rumbo, en las metas que exigen un poco más de abstracción. Son pautas que no se van meditando en un día específico y que se van modelando más bien en etapas e iteraciones. Tal vez cada domingo mismo, cada quince días pueden ser revisadas.
  • 80000msnm (Media alta): Espacio donde circulan los satélites más bajos. Cuando logramos desapegarnos del día a día, pensamos en semestres, el año. Los clásicos objetivos del año, en que proyecto o aspecto de nuestra vida queremos avanzar. Es algo revisable mensualmente, como una media para poder hacer correcciones en nuestros pasos o bien en nuestas metas.
  • 150000msnm (Alta): Menor altitud a la cuál un objeto puede completar al menos una órbita circular completa sin propulsión (Referencia aquí). Aquí es pensar ya desde un punto de vista trascendental, poder pensar a 5/10 años. Aparecen en está visión metas abstractas y que precisan de tiempo y continuidad por su complejidad. Pensar en este nivel implica un trabajo de introspección alto, se alinean con la búsqueda de nuestro propósito en la vida y las necesidades de realización y trascendencia. Siguiendo distintas teorías de la motivación también es necesario tener necesidades más básicas resueltas (Por ejemplo en Maslow, referencia general, para acceder a las necesidades superiores es necesario resolver primero las anteriores).
  • 500000msnm (Muy alta): Comienzo exósfera, la última capa atmosférica de la tierra. Está es la más filosófica de las visiones, creo que se relaciona con descifrar aquellas cuestiones que representan la felicidad para nosotros. Acaba siendo la capa más abstracta y la que mayor energía nos demanda en la búsqueda. Proyectar en este nivel implica navegar en el entendimiento de nosotros mismos y nuestras necesidades más básica. Las respuestas aquí son cuestiones simples, básicamente porque son tan generales a nuestra vida que deben estar presentes en cada momento y en cada decisión importante. Particularmente las uso para medir mis decisiones ¿Esto que hago está acorde a esto que guía mi vida? ¿Me ayuda a dar un paso en pos de estas metas?

No todos los días estamos atentos de cada nivel pero si es positivo tener en mente y repasar eventualmente cada uno de ellos.

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GTD

Getting Things Done (GTD) es un sistema de productividad, expuesto por David Allen en un libro con el mismo nombre. Es un método bastante sencillo, tal vez allí radica su potencialidad; con unas pocas herramientas se puede desarrollar y además puede implementarse en diferentes medio (Tecnológicos o no).

Una de las primeras ideas para incorporar es: “Mantener todo fuera de la cabeza”. Es muy fácil olvidarse de las cosas, además es mucho mejor derivar nuestra energía en planear y hacer que en recordad. Existen variedad de herramientas hoy en día, todas pueden ser el soporte para implementar esté método. Particularmente uso Todoist como Inbox, el lugar donde irán a parar todas las ideas que tengo sueltas. Inicialmente usaba papeles, intuitivamente creaba listas de cosas por hacer, pero el papel se acumula, pierde, rompe muy fácilmente. Naturalmente tuve la necesidad de mudar a un medio tecnológico, otros que probé fueron Evernote (Que particularmente amo pero con que uso con otra finalidad) y Wunderlist. Sin embargo, no implica que sea mejor uno que otro, son distintos y hay que hallar aquel que se lleva con nuestra cosmovisión, nuestros hábitos.

Pilas

Esta compuesto por 5 pilas:

  • Inbox
  • Algun día
  • En espera
  • Acciones próximas
  • Proyectos

Principios

Recopilar

Esté es el proceso de ingresar cosas a nuestra bandeja de entrada (Inbox). Se puede tener más de una, es probable que sea necesario en muchos casos. El mejor concejo es ser lo más simples posibles, más inboxs implica más lugares para procesar.

La idea atrás de este paso es escribir todo, para luego decidir que hacer. Cuándo se habla de registrar todo, es realmente así; la experiencia irá realizando el filtro. Tal vez muchas veces escribamos cosas que no tengan sentido y luego sean simplemente quitadas. Pero es una buena costumbre anotarlo todo.

Procesar

Se trata de revisar nuestra bandeja de entrada y decidir que hacer con cada tarea.

  • Descartarla si no precisa nunca acción.
  • Guardarla como información
  • Dejarla para ser ejecutar próximamente
  • Si es poco probable que la hagamos el destino sería la pila “Algún día”
  • Si es una tarea compleja, entonces a la pila “Proyectos”
  • Si requiere hasta dos minutos de nuestra atención deberíamos hacerla

No deberíamos tener que procesar dos veces la misma tarea. Aquí entra en juego otro cambio que debemos hacer, es dedicar un tiempo planificado a realizar esto. Si revisamos constantemente le inbox, entonces estaremos perdiendo tiempo con la metodología y no haciendo cosas realmente.

Organizar

Hay algunas libretas destinadas a la organización. Una breve descripción de ellas:

  • Algun día: Tareas que no sabemos cuándo será su turno; bien por complejas, por no estar preparados.
  • En espera: Son aquellas que no dependen de nosotros.
  • Acciones próximas: Son tareas bien definidas (Al final hablaré un poquito más de eso) y prontas a ser realizadas.
  • Proyectos: Cuestiones complejas, sumas de pequeños labores. La idea es tener pantallazos de los proyectos, su progreso, las próximas tareas.

Revisar

Hay algunas sugerencias en cuánto a como avanzar con las distintas pilas que tiene tareas por ser ejecutadas:

  • Acciones próximas: De aquí deberíamos ir tomando acciones para realizar. Una herramienta potente que sugiere el método son los contextos. Es una buena práctica, ayuda a lograr una mejor planificación. Muchas veces las tareas están asociadas a personas (Familia, amigos), organizaciones (Trabajo, Club), aparatos (Computadora) o lugares físicos (La casa en general, algún cuarto, el patio). Ayudan a segmentar las tareas en grupos más pequeños. Inicialmente está todo relativamente vacío, pero con el paso del tiempo es muy fácil crecer exponencialmente en nuestras anotaciones. Entonces agrupar contextualmente nos ayudará a tener listas más manejables.

  • Proyectos: Son tareas mucho más complejas, que no pueden ser realizadas de una única vez. Es importante revisar periódicamente esta pila para asegurarnos que todos los proyectos avanzan, o bien que algunos proyectos no merecen seguir y tal vez debamos mudarlos a la pila de “Algún día”.

  • En espera: El objetivo de revisar esto, tal vez una vez al día, es comprobar si tuvimos algún avance. Con ello podemos tomar nota para insistir a la persona que tiene que realizarla o actualizar su estado y poder continuar con la labor.

  • Algún día: La revisión periódica aquí tiene como fin controlar si ya es el momento de sumar un nuevo proyecto. Es la pila que menos atención requiere.

Un buen complemento es un calendario. Hay tareas que tiene específicamente plazos y para ello es mejor incorporarlas con fechas. Particularmente uso Colornote, una aplicación bastante versátil. Las hay en cantidad, el calendario de Android o iOs sin ir más lejos.

Hacer

Ir tomando tareas de la pila de próximas y realizarlas. La parte más básica de todo. Lo interesante también es ver como se plantea un marco que nos pide ciertos comportamientos con el objetivo de que está parte del proceso sea más ordenada y eficaz.

Flujo de tareas

Un pequeño diagramita de Wikipedia que ilustra el proceso:

flujo-gtd
Imagen sacada de wikipedia (Link)

Tareas

Creo que esto no creo que este entre los tips de GTD, pero algo muy importante también dentro de la organización propia es la definición de tareas.

Bastante parte del cumplimiento de una tarea está en definirla correctamente. No hay mejor forma de quedarnos atorados que no entender que quiere decir, o darnos cuenta que es una tarea enorme, que partes no dependen de nosotros, que vamos a precisar mas tiempo.

Lo mejor es escribir los items de la forma más conscisa posible, mensurables, acotados/atómicos (Que no puedan seguir dividiéndose). De esta forma se gana en muchos aspectos: vamos a tenerlo más fácil a la hora de tomar y ejecutar otra tarea, el progreso será más visible y comunicable, es más sencillo gestionar la motivación y la energía.

Más información

Internet está lleno de data sobre GTD, googleando muy fácilmente se llega a links muy interesantes. Sin embargo, dejo algunos que son frecuentes para mi: